AMVF : de l’envoi manuel sous Outlook à une campagne Brevo et un formulaire en ligne

Étude de cas

L’AMVF, Association des Malades des Vaisseaux du Foie, accompagne les personnes touchées par ces maladies rares et leurs proches. Pour lancer ses groupes de parole, elle devait inviter ses adhérents et recueillir leurs souhaits. Jusque-là, tout se faisait à la main. Une campagne Brevo et un formulaire en ligne ont suffi à changer la donne : 250 adhérents invités en un seul envoi, 65 % d’ouverture et aucune désinscription.

Le point de départ : des e-mails envoyés un par un

Comme dans beaucoup d’associations, la communication reposait sur une seule personne : Liliane, la présidente. Chaque invitation partait depuis sa messagerie Outlook, et les réponses arrivaient en ordre dispersé, sous forme de messages libres qu’il fallait ensuite lire, trier et recopier.

Pour un projet aussi important que les groupes de parole, avec des places limitées et un lancement à date fixe, ce fonctionnement devenait vite chronophage… et source d’oublis.

Ce qu’on a mis en place

• Une campagne Brevo optimisée : un e-mail aux couleurs de l’AMVF, personnalisé au prénom de chaque destinataire, envoyé à toute la liste en une seule fois. Le ton est chaleureux et rassurant, avec les informations essentielles bien visibles : le principe des groupes, l’accompagnement par une psychologue, la date de lancement en visioconférence.
• Un formulaire en ligne dédié sur le site : un bouton de l’e-mail mène directement à une page du site de l’association, avec des champs pensés pour l’organisation : profil (patient ou proche), thèmes souhaités, disponibilité pour la séance de lancement, envie de rejoindre l’équipe d’animation, et un espace libre pour s’exprimer.
• Le minimum obligatoire : seuls le nom, le prénom et l’adresse e-mail sont requis. Chacun partage le reste s’il le souhaite, à son rythme.
• Un consentement explicite et une protection anti-spam : les réponses ne sont utilisées que pour l’organisation confidentielle des groupes de parole.

Une attention particulière à la confidentialité

On parle ici de santé et de vécu personnel. Chaque choix a donc été fait avec prudence : ne demander que ce qui sert vraiment à organiser les groupes, rendre facultatif tout ce qui peut l’être, et indiquer clairement à quoi serviront les informations. Un outil efficace, oui, mais jamais au détriment de la confiance des adhérents.

Le résultat : du temps gagné et des réponses exploitables

• Un seul envoi à 250 adhérents, au lieu de dizaines d’e-mails individuels : un vrai gain de temps pour une présidente bénévole.
• Une invitation largement lue : 65 % de taux d’ouverture selon Brevo. Un chiffre à nuancer, car il inclut les ouvertures automatiques des appareils Apple ; même sans elles, on reste autour de 45 %, très au-dessus des moyennes habituelles.
• 8 % des destinataires ont cliqué vers le formulaire, un très bon score pour une campagne d’emailing.
• Aucune désinscription ni plainte pour spam : le signe d’un message attendu et bien reçu.
• Des réponses structurées et homogènes, faciles à rassembler pour constituer les groupes (10 personnes au maximum) et préparer la séance de lancement.
• Une liste de contacts assainie : 19 adresses devenues invalides ont été identifiées et automatiquement écartées des prochains envois.

Et maintenant : une relance ciblée

Brevo permet de distinguer les adhérents qui ont ouvert l’invitation sans encore répondre de ceux qui ne l’ont pas vue. Une relance adaptée à chaque groupe est prévue avant le lancement du 15 décembre : un rappel léger pour les premiers, une nouvelle invitation pour les seconds.

Ce qu’il faut retenir

Les outils d’emailing et les formulaires en ligne ne sont pas réservés aux entreprises. Pour une association, ils libèrent surtout du temps aux bénévoles, qui peuvent se consacrer à l’essentiel : l’accompagnement des personnes.

Un mot pour finir : j’ai accompagné l’AMVF bénévolement, comme je le fais aussi pour Bouchons 276. Mettre mes compétences au service de causes qui me tiennent à cœur fait partie de ma façon de travailler.

Pour en savoir plus sur l’association et ses actions, rendez-vous sur amvf.asso.fr.

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